1. ARCHIVES

Que deviendront les archives dématérialisées ? Sur quel support les conserver ? Merci d'y travailler aussi.
La collectivité ayant des obligations d’archivage, la dématérialisation des pièces pose effectivement la question de l’archivage dématérialisé. Les travaux de normalisation initiés par la direction générale de la Comptabilité publique (DGCP) concernant les pièces justificatives et pièces comptables facilitent l’archivage, puisqu’ils permettent de garantir, dans la durée, l’exploitation de ces données.
Au sujet des modalités techniques d’archivage, il appartient cependant aux collectivités de définir leur solution d’archivage des documents/données électroniques, au-delà des pièces relevant de la Comptabilité publique. A ce stade, il est rappelé que les archives doivent être réalisées dans des bâtiments publics. Des projets d’évolutions de la réglementation sont néanmoins envisagés, en lien avec les Archives de France, afin de permettre de faire appel à des prestataires privés spécialisés.


2. ASSISTANCE

Concrètement et sur le terrain, quel est l'interlocuteur informatique technique auprès duquel le chef de projet informatique d'une collectivité peut se tourner pour trouver des réponses aux problèmes d'installation, de paramétrage ou autres, qui surviennent à toute mise en place de projet de dématérialisation ?
Côté Trésor public, ces interlocuteurs sont le comptable de la collectivité et le correspondant dématérialisation à la trésorerie générale du département. Chaque collectivité gère toutefois librement son système d’informations, avec son prestataire technique le cas échéant.

Il est difficile de faire progresser la dématérialisation sans aide, sans référent informatique côté Etat. Existe-t-il une structure d'aide à la mise en place de la dématérialisation pour les collectivités ? Qui contacter ?
Le travail informatique est principalement effectué par l’éditeur de la collectivité, en lien avec le correspondant dématérialisation de la trésorerie générale du département et le Pôle national de dématérialisation, si une compétence technique particulière est nécessaire.

Notre collectivité (700 habitants) envisage la dématérialisation de sa comptabilité et du contrôle de légalité. Pourriez-vous m'indiquer quels sont les organismes actuels homologués par le ministère qui proposent une licence d'accès compatible entre la commune, la trésorerie et la préfecture ?
Dans le cadre de la dématérialisation des délibérations et arrêtés, tous les tiers de télétransmission homologués par la direction générale des Collectivités locales (DGCL) peuvent être sollicitées dans les relations collectivités/trésoreries. Vous pourrez trouver la liste des tiers homologués par la DGCL en cliquant sur le lien suivant :
http://www.dgcl.interieur.gouv.fr/...homologu%E9s.pdf


3. CERTIFICATION - SIGNATURE

La nouvelle offre "Portail" à venir permettra un accès aux services d'Hélios par simple délivrance d'un certificat installé dans le navigateur Web". Est-ce que ce certificat sera gratuit ?
Oui, il sera gratuit et fourni par la DGCP. Ce certificat ne sera pas utilisable pour d’autres usages.

Existe-t-il, aujourd'hui, une certification des prestataires informatiques au PES V2 ?
Le but étant de s’assurer que les flux PES V2 transmis par les collectivités au Trésor public soient de bonne qualité, un travail préalable est nécessaire pour vérifier que les éditeurs soient en mesure de le faire. A ce titre, le Pôle travaille en lien avec les collectivités et leurs éditeurs respectifs.

Les pièces déposées sur le portail devront-elles être obligatoirement signées ? Si oui, cela implique-t-il que chaque collectivité ait un dispositif pour signer ses pièces (sûrement non gratuit) ?
La passerelle Hélios sera gratuite et son accès le sera également. La signature électronique du flux PES est effectivement nécessaire. En outre, il faudra également signer les bordereaux qui, sous forme papier, nécessitent une signature (aujourd’hui papier).

Pourquoi aller vers une solution niveau 2 du certificat qui génère un coût, alors que nous générons nos déclarations de revenus sur Internet avec un certificat gratuit ?
Le certificat de déclaration de revenus est un certificat individuel qui ne mentionne pas l’appartenance à une entité morale (dans notre contexte, la collectivité). Il n’est donc en principe pas utilisable pour des actions réalisées par un agent dans le cadre de ses fonctions au sein de la collectivité.


4. COUT

Vous parlez d'un faux problème de coût concernant la dématérialisation, pourtant ça a un coût réel que vous sous-évaluez. En effet sans scan, sans personne pour faire fonctionner, sans achat de logiciel, sans formation, je ne vois pas comment cela peut ne pas engendrer de coût.
Nous ne considérons pas que le coût de la dématérialisation soit un faux problème. Nous essayons de le limiter autant que possible. Par exemple, l’outil XéMéLios, qui permet d’exploiter les données XML transmises dans le cadre de la dématérialisation de la paye, de l’aide sociale, des factures, est gratuit et libre d’accès. Globalement, le scan n’est pas une solution préconisée par la structure nationale partenariale qui rédige les conventions nationales des grands flux de dématérialisation. Nous préconisons les solutions les moins coûteuses possibles. Aujourd’hui, en ce qui concerne la paye, le coût pour adapter le progiciel financier d’une collectivité à la transmission de données XML est, dans l’ensemble, relativement faible. De plus, les modalités transitoires de transmission des pièces justificatives (cédérom, Extranet, courriel signé électroniquement, tiers de transmission) sont diversifiées et adaptées à tous les budgets. Enfin, en ce qui concerne la dématérialisation des données comptables de prise en charge (titres, mandats, bordereaux) dans le cadre du passage au PES V2, la passerelle de transmission Hélios permettra de transmettre gratuitement les données PES V2 de la collectivité jusqu’au poste comptable.
Au final, les retours sur investissement sont plus importants que les coûts de départ. Nous vous rappelons que sur la base du volontariat, plus de 2.000 conventions de dématérialisation ont déjà été signées.


5. DEPENSES - FACTURES

Où en est la réflexion sur la normalisation des factures en lien avec les normes UNCFACT ? Il serait intéressant de pouvoir sous-traiter la dématérialisation des factures avant leur arrivée dans la collectivité (cf. consortium GS1).
La convention nationale référence plusieurs schémas de données dont le schéma Edifact Invoice de l’UNCFACT. Nous vous invitons à consulter la convention du 27 juin 2007 disponible sur BERCY COLLOC en cliquant sur le lien suivant : http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema.html

Comment s'inscrire dans la démarche d'expérimentation modèle stock ? Nous changeons de logiciel et avons inscrit cette fonctionnalité dans notre DCE.
Le modèle de stock des pièces justificatives est prévu par les conventions nationales. Toute collectivité qui le souhaite peut stocker les données qu’elle transmet au comptable qui se connecte alors par un accès Extranet. La démarche n’est pas expérimentale, elle est déjà utilisée par les collectivités équipées d’une plate-forme Extranet.

Il y a quelques mois, la présentation de la dématérialisation excluait de se lancer sur des documents scannés. Or, s'agissant de factures fournisseur, il faudra attendre avant d'obtenir des factures dématérialisées. Le scan des factures est-il toujours proscrit ?
La question est abordée dans la convention nationale du 27 juin 2007 relative à la dématérialisation des factures et pièces d’exécution des marchés publics. Le scan des factures est possible uniquement lorsque les mandats sont dématérialisés dans le cadre du PES V2. Toutefois, si les factures sont dématérialisées selon ce mode, la collectivité devra conserver l’original papier dans ses archives.

La dématérialisation des quittances de loyers d'un OPDHLM se fait-elle sur cédérom au format XML, comme pour la paye ? Dans l'affirmative, peut-on faire un "copier-coller" de la convention de dématérialisation de la paye ?
La dématérialisation du quittancement est possible sur la base du schéma XML de facture simplifié PES. Elle consiste en l’implémentation de ce schéma dans le logiciel de gestion de la collectivité par l’éditeur et l’exploitation dans XéMéLios. Elle fait l’objet d’une démarche pilote avec deux offices publics d'habitat et l’éditeur Sylogis et pourra être généralisée en 2009. A ce stade, le conventionnement se fait par une convention locale ad hoc.

Le PES dépense va-t-il intégrer une structure XML permettant la dématérialisation d'une facture comme justificatif de dépense ?
Le PES permettra progressivement de dématérialiser les données de prise en charge (titres, mandats, bordereaux). La dématérialisation des factures est possible, dès à présent, par la convention cadre nationale du 27 juin 2007. Le PES permettra de transmettre toutes les pièces justificatives dématérialisées quel que soit leur format.

La dématérialisation pour les loyers dépenses (quand la collectivité a payé des loyers à des bailleurs privés) est-elle à la fois possible et utile ? En effet, ne prendrait-on pas un risque dans ce cas ? De plus, est-ce vraiment efficace dans la mesure où les loyers sont des dépenses variables (indice de référence du loyer de l'INSEE) avec des périodicités variables ? Merci de m'indiquer si une collectivité a mis en place cette procédure pour les loyers dépenses.
Il y a deux sujets dématérialisation dans votre question : celle des contrats de locations et baux, et celle de la facture.
Concernant les baux et contrats de location, il n’y a pas actuellement de convention nationale traitant de ce sujet précis.
Pour les avis d’échéance en dépense, il convient de consulter la convention nationale relative à la dématérialisation des factures et pièces d’exécution du 27 juin 2007. Nous n’avons pas connaissance de collectivité ayant dématérialisé les pièces justificatives correspondant au paiement d’un loyer (contrat de location, avis d’échéance).

Les logiciels de facturation sont-ils déjà prêts pour la dématérialisation ?
Certaines entreprises proposent déjà des solutions pour transmettre des factures selon des formats données (XML, Edifact). D’autres possibilités existent. C’est le cas de la transmission des factures au format PDF, signées électroniquement par l’entreprise. C’est également le cas de la transmission de factures scannées depuis la collectivité jusqu’au comptable. Toutefois, cette dernière solution ne peut être mise en œuvre que lorsque les mandats transmis au comptable public sont dématérialisés dans le cadre du passage au PES V2.


6. FORMATION

Bercy envisage-t-il de créer des modules de stage relatifs à la dématérialisation et aux développements Hélios, pour aider à la vulgarisation de ces concepts ?
Des formations destinées au réseau du Trésor public (correspondants dématérialisation des trésoreries générales) et aux chambres régionales des comptes interviennent chaque année, sous la forme d’une intervention d’une demi-journée ou d’une journée entière. Des formations ciblées destinées aux agents des collectivités locales sont réalisées, depuis 2006, en liaison avec le CNFPT.

Serait-il possible de connaître les évolutions majeures des différentes versions de l'application Hélios pour améliorer la communication prestataire-ordonnateur-comptable ?
Votre question est vaste. Nous vous proposons de consulter les liens mis à votre disposition sur BERCY COLLOC : http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/comp_loca/heli.html pour Hélios et http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema.html pour le Pôle dématérialisation rattaché au Programme Hélios et, le cas échéant, de nous transmettre votre question via le webmestre de BERCY COLLOC si une difficulté de compréhension apparaissait.

Pourquoi ne pas envisager une formation commune des agents des collectivités et du Trésor public avec le CNFPT ?
Des actions sont menées par le Pôle et le CNFPT. Compte tenu du nombre important de collectivités, il a été décidé de doter le CNFPT d'outils permettant aux écoles nationales d'application des cadres territoriaux de dispenser le maximum d’informations pour aider les collectivités. Toutefois, sur des actions ciblées, le Pôle participe directement à des journées de formation afin de sensibiliser les personnels des collectivités.

Quelles actions locales de promotion de la dématérialisation avez-vous effectuées ? Il existe, par exemple, un CoPil démat pour la Préfecture.
A partir de la fin de l’année 2004, le Pôle national de dématérialisation a effectué dans la quasi-totalité des départements une présentation de la dématérialisation. Le Pôle intervient également dans un nombre important de manifestations dédiées à l’administration électronique et tient un stand au Salon des Maires, qui se tient annuellement Porte de Versailles à Paris. Le correspondant dématérialisation, présent dans chaque trésorerie générale, organise aussi des actions de promotion dans son département.


7. MARCHES PUBLICS

Comment, sur le cédérom, les marchés à lots doivent-ils être identifiés (un numéro par lot ou un seul par le marché principal et quel sera l'ordre de référencement sur le cédérom de fin de gestion ?
Les deux solutions sont possibles, comme c’est le cas dans le monde « papier ». La dématérialisation ne change pas la pratique des collectivités dans ce domaine.

La chambre régionale des comptes pourra-t-elle exiger, de la part de la collectivité, la dématérialisation des pièces de mise en concurrence des marchés, alors qu'elles ne constituent pas toutes des pièces justificatives pour le comptable ?
Certes, la convention nationale relative à la dématérialisation des pièces initiales de marchés du 22 mars 2007 prévoit la possibilité pour l’ordonnateur de choisir le périmètre des pièces qui seront dématérialisées. Il y est précisé que les éléments de mise en concurrence peuvent être transmis sous forme dématérialisée. Toutefois, il est important d’associer la chambre régionale des comptes à la démarche, afin que les partenaires locaux (collectivité/Trésor/chambre régionale des comptes) choisissent consensuellement le périmètre de pièces dématérialisées.

Pourquoi ne peut-on pas dématérialiser l'acte d'engagement alors que dorénavant, la simple signature du bordereau de mandat certifie le service fait et le caractère exécutoire de toutes les pièces justificatives ?
La signature du bordereau des mandats emporte certification du caractère exécutoire des pièces justificatives des dépenses y afférant, mais certaines pièces de dépenses doivent être réglementairement signées. Ainsi, l’acte d’engagement est un contrat qui doit être signé par l’entreprise. Il convient donc de bien vérifier la nature de chaque pièce pour s’assurer que la simplification s’applique. Toutefois, l’acte d’engagement peut être dématérialisé selon les conditions prévues par la convention nationale relative à la dématérialisation des pièces de passation des marchés du 22 mars 2007.

Peut-on avoir, au sein d'une même collectivité, plusieurs signatures électroniques (une pour chaque service concerné) ?
Chaque collectivité est libre de s’équiper d’autant de signatures électroniques (donc de certificats individuels) qu’elle l’estime nécessaire.

Est-on obligé de définir le périmètre des pièces dématérialisées ou bien peut-on les sélectionner par fournisseurs ?
Le périmètre des pièces dématérialisées est libre. Mais pour des raisons pratiques, il est nécessaire que le choix de dématérialiser un ensemble de pièces porte sur l’ensemble des marchés dématérialisés.

Peut-on envisager une convention qui privilégierait la transmission de l'acte d'engagement ou du contrat, et plus largement de tout document contractuel signé en respectant sa forme d'origine (papier ou électronique) que ce document soit issu du dossier initial ou de la copie de sauvegarde transmise conformément à l'arrêté du 28 août 2006, dès lors qu'un état électronique récapitulant les pièces "papier" et "électroniques" se rapportant à un même marché public est joint ?
Il est tout à fait possible de continuer à transmettre l’acte d’engagement sous forme papier et de ne dématérialiser que les pièces de passation à gros volumes (CCAP, bordereaux de prix, etc.) dès lors qu'un état électronique récapitulant les pièces "papier" et "électroniques" se rapportant à un même marché public est joint.
Nous vous invitons à consulter la convention nationale du 22 mars 2007 disponible sur le site de BERCY COLLOC (http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema.html)

Suite à l'expérience actuelle de dématérialisation des marchés publics, quels sont les gains attendus dans la dématérialisation des documents liés aux dépenses, alors qu'un nombre très restreint d'entreprises sont prêtes à dématérialiser leurs factures (l'exemple en est le faible taux de réponse par voie électronique aux appels d'offres) ?
La convention du 27 juin 2007 est très récente. Lors de récents colloques et au dernier Salon des Maires, nous avons été sollicités par nombre de grandes entreprises qui s’intéressent au processus. Plusieurs conventions relatives à la dématérialisation des factures (ou pièces assimilées) ont d’ailleurs été signées ces dernières semaines.
De plus, la convention nationale relative à la dématérialisation des pièces de passation des marchés publics prévoit la possibilité pragmatique de dématérialiser les pièces générant de gros volumes papier (CCAP, CCTP, bordereaux de prix, etc.), tout en conservant la transmission papier de l’acte d’engagement d’un bout à l’autre de la chaîne comptable et financière.

Je souhaite avancer dans la dématérialisation des marchés. Peut-on me mettre en contact avec des établissements publics de santé (EPS) où c'est au point ?
Nous vous remercions de bien vouloir saisir le correspondant dématérialisation de la trésorerie générale de votre département, qui nous transmettra votre question. En effet, nous ne transmettons les coordonnées des collectivités ou établissements publics engagés dans un processus de dématérialisation qu’au cas par cas, après accord de ces derniers.


8. PASSERELLE

Quel niveau de disponibilité de la passerelle garantissez-vous ?
Le niveau de disponibilité sera communiqué lors de l’ouverture officielle du service (ouverture progressive à compter du 15 mars 2008).

Les transactions via cette passerelle sont-elles horodatées ?
Non. Cependant, un historique des transmissions est conservé. Il comporte la date et l’heure de la transmission par la collectivité.

Les transactions via cette passerelle sont-elles signées ? (signature métier ? Signature technique de l’envoi ?)
Pour signer les bordereaux ("signature métier"), la collectivité devra s’équiper d’un certificat référencé. En revanche, la signature technique ne nécessite pas obligatoirement un certificat référencé. 

Les transactions via cette passerelle sont-elles validées (syntaxe, émetteur, signatures, etc.) ?
La passerelle est prête techniquement. Elle est établie par la 3ème sous-direction de DGCP en lien avec le Pôle national de dématérialisation. Son ouverture sera progressive à compter du premier trimestre 2008.

Assurerez-vous une maintenance de la passerelle ?
Oui.

Y a-t-il une gestion des droits des utilisateurs ?
Les agents des collectivités locales seront habilités par leur poste comptable à accéder à un ou plusieurs services (l’Extranet d'Hélios, la passerelle de transmission et, demain, d’autres services).

Quelle est la taille maximale des fichiers acceptée par la passerelle ?
Pour la passerelle, la taille maximale sera indiquée lors de l’ouverture du service au cours du premier trimestre 2008.


9. PAYE

La dématérialisation de la paye apporte-t-elle un gain de temps dans le visa de prise en charge et dans le paiement des mandats de salaires ?
Les facilités qu’offre l’outil XéMéLios, mais aussi les modalités de transmission des pièces dématérialisées, peuvent favoriser des gains de temps sur l’ensemble du délai global de paiement. Par ailleurs, la dématérialisation des données s’accompagne d’une réduction des délais de transmission et permet donc aux services des ordonnateurs d’intégrer les informations les plus récentes dans la paye.

L'édition individuelle des bulletins de salaire (BS) est possible dans XéMéLios mais se trouve tronquée (même en réduisant les marges). Est-il possible d'imprimer le BS dans sa totalité, en portrait ?
Les dernières versions de XéMéLios permettent d'utiliser la fonctionnalité d'impression PDF. Ainsi, en cliquant sur l'icône "imprimer" située en haut à gauche, une édition est crée au format PDF. Celle-ci est ensuite imprimable si vous le souhaitez. Concernant la qualité et le périmètre de l'impression, il s'agit alors de vos paramètres personnels d'imprimante.

Le protocole pour la dématérialisation des bulletins de salaires doit-il évoluer ? Il avait été évoqué de lier les évènements comme des arrêtés carrières.
Ce sujet est effectivement en cours d’étude. Toutefois, il est déjà possible de dématérialiser la paye et les "arrêtés ressources humaines", grâce à la signature tripartite de la convention nationale relative à la dématérialisation des états de paye et de la convention nationale relative à la dématérialisation des délibérations et arrêtés du 28 septembre 2007.

Où peut-on envoyer un fichier dématérialisation de paye afin de tester sa conformité ?
Il faut d’abord s’assurer auprès de votre correspondant dématérialisation que l’éditeur n’a pas déjà fait valider ses fichiers de paye au format XML. Si tel est le cas, il n’y a pas besoin de tester sa conformité. Dans le cas contraire, les fichiers doivent être transmis au Pôle national de dématérialisation à l’adresse suivante : helios.demat@cp.finances.gouv.fr

La chambre régionale des comptes (CRC) contrôlant les informations de dématérialisation de la paye (lignes indemnités nettes et total brut), l'édition des anomalies détaillées est-elle prévue dans XéMéLios ?
Pour le contrôle de la paye, la CRC dispose du même outil XéMéLios que les comptables. Afin de simplifier encore le travail sur le visa de la paye, il est effectivement prévu d'intégrer l'automatisation des contrôles des fichiers de paye dans XéMélios, à la fois sur les aspects techniques et comptables. Ce dernier point fait actuellement l'objet d'expertises de notre part. L'objectif est notamment d'industrialiser le processus de validation des fichiers de paye pour les éditeurs souhaitant intégrer cette dématérialisation.

En ce qui concerne la dématérialisation de la paye sous XéMéLios (hors Hélios), seules les fiches de paye sont dématérialisées et non les états de liquidation car ce n'est pas prévu dans la convention.
Il convient de préciser la notion d’état de liquidation. Les états récapitulatifs transverses (par exemple, les heures supplémentaires) sont dématérialisés de fait sur la base de la convention cadre nationale du 30 juin 2005.


10. PRESTATAIRES INFORMATIQUES - EDITEURS

Une question plus technique concernant les éditeurs : la grande majorité de nos hôpitaux travaillent avec Siemens Health Service. Cet éditeur est-il reconnu ? Sinon toute dématérialisation est-elle impossible ?
A ce jour, l’éditeur en question n’est pas validé par le Pôle en ce qui concerne la dématérialisation des états de paye. Or la dématérialisation de la paye n’est possible que si l’éditeur est validé par le Pôle.


11. PROTOCOLE D'ECHANGE STANDARD VERSION 2 (PES V2)

Une gestion de la traçabilité est-elle prévue ?
En ce qui concerne les flux PES V2, nous vous confirmons cette traçabilité grâce à la signature des bordereaux notamment. En ce qui concerne les pièces justificatives, cette traçabilité n’est pas automatique et dépend de la sophistication des outils de transmission choisis par la collectivité et de ses procédures internes.

Certaines collectivités peuvent-elle être sites pilotes pour le PES V2 ? Qui prend en charge le traitement des flux, le trésorier ou la cellule Hélios ?
En 2008, une à deux collectivités par département, parmi celles qui se sont déjà portées candidates auprès de leur trésorerie générale, adopteront le PES V2. La généralisation du processus se fera progressivement à partir de l’année 2009. Le processus d’adaptation se fera en lien entre les acteurs locaux et le correspondant dématérialisation d’une part, puis entre le correspondant dématérialisation et le Pôle national de dématérialisation d’autre part.
La validité technique des flux sera prise en charge par les services techniques du Pôle.

Actuellement, la cellule Hélios est-elle seule capable de valider un flux PES V2 ?
Oui, cette validation est aujourd’hui uniquement effectuée par le Pôle national de dématérialisation rattaché au programme Hélios. Les correspondants dématérialisation dans les dtrésoreries générales seront un relais local important afin d’encadrer le processus. Ils informeront, aideront les acteurs locaux et remonteront toutes les informations utiles ainsi que les éventuelles difficultés au Pôle national de dématérialisation.

Puis-je tester mes essais en PES V2 uniquement par l'intermédiaire de XéMéLios si je n'ai pas de collectivités « sites pilotes » ?
Oui, l’outil XéMéLios permet une pré-validation des flux éditeurs (phase dite de "pré-validation éditeur"). Il s’agit ensuite, lorsqu’une collectivité dont vous êtes le prestataire fait partie des collectivités retenues, de vérifier que les flux transmis ne comportent pas certaines anomalies que l’outil XéMéLios ne sait pas corriger (phase dite de "validation  éditeur").


12. QUESTIONS D'ORDRE GENERAL

Si la dématérialisation de la paye ne pose guère de difficultés, quels sont les moyens pour développer cette dématérialisation dans d'autres domaines ? Pourquoi ne pas avoir prévu un serveur permettant aux collectivités de dématérialiser l'ensemble de leurs relations avec les administrations (Trésor, préfectures, etc.) ?
Des conventions nationales sont mobilisables pour dématérialiser les pièces de passation des marchés publics, les factures et pièces d’exécution des marchés publics, les délibérations et arrêtés, l’aide sociale obligatoire. En ce qui concerne les délibérations et arrêtés à transmettre au Trésor public, il est possible d’utiliser le même mode de transmission (un tiers de télétransmission homologué) que dans le programme ACTES. Toutefois, les obligations "métier" sont différentes dans les deux cas : l'envoi aux préfectures et au Trésor public ne s’effectue pas au même moment et ne concerne pas toujours les mêmes actes, d’où l’obligation de transmettre séparément les données à ces deux services.

Quels sont les critères de priorité pour dématérialiser les documents comptables ? Mandats ? Titres ? Compte de gestion ?
Les collectivités sont libres de déterminer les actions de dématérialisation relatives à tel ou tel flux de pièces justificatives. Nous préconisons toutefois de débuter par la dématérialisation de la paye, largement répandue, peu coûteuse et facile à mettre en œuvre, puis d’étendre aux autres pièces justificatives (délibérations et arrêtés, pièces de passation des marchés, etc.).
En ce qui concerne la dématérialisation des données de prise en charge, elle s’effectue selon le calendrier suivant : en 2008, une à deux collectivités par département, parmi celles qui se sont déjà portées candidates auprès de leur trésorerie générale, adapteront le PES V2. La généralisation du processus se fera progressivement à partir de l’année 2009. Nous conseillons aux CEPL engagées dans le processus du passage au PES V2 de débuter par la dématérialisation des titres (ou des mandats) dans un premier temps, avant de s’orienter vers la dématérialisation des bordereaux.
La dématérialisation du compte de gestion sur chiffres est en test avec un site pilote en 2008. Elle devrait être possible à partir de l’établissement du compte de gestion 2008. Elle sera réalisée par Hélios à partir de 2009, la démarche ayant été validée par les juridictions financières.

Est-ce que la dématérialisation ne concerne que le programme Hélios ? A priori non ?
Le Pôle national de dématérialisation est rattaché au programme Hélios et a un rôle de conseil, d’impulsion et d’aide sur les questions relatives à la dématérialisation des données transmises dans la chaîne comptable et financière (collectivité / Trésor public / chambre régionale des comptes). Il est relayé dans chaque département par un correspondant dématérialisation rattaché à chaque trésorerie générale. Nous vous précisons toutefois qu’il est d’ores et déjà possible de dématérialiser les pièces justificatives sur la base des conventions cadres nationales, alors même que la trésorerie n’a pas basculé dans Hélios.
D’autres services de l’Etat mettent en œuvre la dématérialisation de documents qui concernent les administrés (état civil, etc.) ou les relations entre collectivités et autres administrations de l’Etat (programme ACTES).

Pour les collectivités qui transmettent leurs délibérations et arrêtés sous forme dématérialisée aux comptables, quel est le mode de transmission le plus souvent retenu ? En cas de transmission par fichier de type Word, la signature électronique est-elle obligatoire ?
Il est difficile de dresser un premier bilan des modalités de transmission retenues. Deux collectivités ont récemment signé les premières conventions pour dématérialiser les délibérations et arrêtés (en octobre et novembre 2007). Les modalités de transmission sont choisies par la collectivité, parmi celles proposées dans la convention nationale du 28 septembre 2007, à savoir cédérom, courriel signé électroniquement, Extranet ou tiers de télétransmission (tel qu'il l'est prévu dans le programme ACTES).
La signature électronique n’est pas liée au format. La signature de chaque délibération ou arrêté n’est pas nécessaire puisque la convention prévoit la transmission d’une copie non signée. La signature du bordereau n’est nécessaire que lorsque le signataire de celui-ci n’a pas compétence pour attester le caractère exécutoire.

Les développements de XéMéLios (totalisations, dématérialisation des arrêtés RH, etc.) sont-ils en cours de réalisation et dans quels délais ?
Des totalisations sont déjà disponibles depuis les dernières versions. Pour le reste des fonctionnalités de la version 3.3, vous pouvez consulter la note de version 3.3 disponible pour le réseau du Trésor, ou le guide utilisateur en ligne pour tous les utilisateurs. Les fonctionnalités qui seront développés dans l'avenir seront disponibles en mise à jour.

Avez-vous une date estimative pour la mise en place du SSL pour les postes clients ?
L’ouverture devrait s’effectuer progressivement à partir du 15 mars 2008.

Pouvez-vous nous faire le point sur les échanges avec la DGCL pour homogénéiser les documents transmis aux uns et aux autres (le budget, par exemple) ?
Les travaux concernant les documents budgétaires sont menés en commun avec la DGCL : 10 pilotes testeront le processus au premier semestre 2008, avec pour objectif d’étendre la dématérialisation des documents budgétaires en 2009, sous un format unique de données XML.


13. QUESTIONS PRATIQUES

Est-il possible de faire un tri alphabétique sur l'ensemble des pages ? Car actuellement le classement alphabétique est réalisé par page. Sinon, est-ce prévu ?
Il est possible de paramétrer le nombre maximum de résultats affichés par page et, ainsi, de faire le tri sur une seule page par exemple. Pour plus d'informations sur cette manipulation, vous pouvez consulter le guide utilisateur XéMéLios, à l’adresse suivante : http://projets.admisource.gouv.fr/xemelios/user-guide/.

Le nouveau portail DSS évite-t-il la déconnexion de l'ordonnateur comme avec VPN ?
Si vous voulez parler du portail SSL DGCP, celui-ci a en effet vocation à se substituer au VPN client et par conséquent n’impose plus de déconnexions de l’ordonnateur.

Dans la dématérialisation de l'aide sociale, je n'arrive pas à savoir quelle est la codification de la prestation demandée dans le fichier XML de l'état de versement. Est-ce une information de l'ordonnateur ou bien est-ce une codification du comptable ? Dans l'affirmative, merci de m'indiquer les différentes valeurs possibles ?
Il s'agit des codes prestations de la collectivité.


14. RECETTES

Il m'a semblé comprendre que la mise en place de la dématérialisation des titres était possible même sans être passé sous Hélios (par l'utilisation de XéMéLios) ? Me suis-je trompé ?
Ce n’est pas tout à fait ça. Cette possibilité en cours de discussion concerne spécifiquement les établissements de santé (voir point 15).

Comment un régisseur de recettes peut-il faire progresser la dématérialisation de façon efficace dans le cadre de l'émission des titres de recettes pour les impayés de restauration scolaire ?
Vous pouvez vous rapprocher de votre comptable pour évoquer la mise en œuvre de la dématérialisation des titres de recette pour les factures impayées.


15. SECTEUR HOSPITALIER

La dématérialisation des titres de recettes sous XéMéLios pour les centres hospitaliers universitaires est-elle possible ?
En ce qui concerne spécifiquement les établissements de santé, nous vous informons que des travaux sont en cours avec la DHOS pour définir un cadre de dématérialisation PES titres hors Hélios. L'objectif est de permettre aux EPS de dématérialiser les titres avec le PES, alors même que leur trésorerie n'aura pas basculé à Hélios. Il est donc prévu de travailler avec des EPS "pilotes" dès 2008. La transmission des données serait réalisée selon le format XML et pourrait être exploitée grâce à l'extension en cours de l'outil XéMéLios.
Toutefois, sur ce dernier point, les discussions avec la DHOS étant en cours, nous ne pouvons à ce jour établir de calendrier plus précis.


16. DIVERS

La France n'est-elle pas en retard, par rapport à d’autres pays, au niveau des lois liées à la télétransmission ? Peut-on s'appuyer sur l'expérience d'autres pays européens ou non ?
Le Pôle a rencontré plusieurs délégations étrangères (Pologne, Maroc, Tunisie, Ukraine, etc.) pour expliquer notre démarche et comparer et évaluer les potentialités et processus dans chaque pays. L’expérience du Danemark nous a semblé la plus intéressante. Toutefois, nous n’avons pas à ce jour établi de contacts précis avec les services de ce pays voisin.
Il est vrai qu’au-delà des points communs possibles, chaque pays est libre d’avoir sa propre approche sur ces sujets.

Les données transmises sont-elles chiffrées ?
Aucune des conventions nationales n’impose le chiffrement des données. Si la collectivité le souhaite, elle a cependant la possibilité de transmettre des données chiffrées. Cependant, la future convention cadre nationale relative à la dématérialisation des états de paye, dont les travaux sont en cours, va imposer le chiffrement lorsque les données seront transmises par messagerie électronique.

Une question posée précédemment renvoie à l'homogénéisation des pièces avec la DGCL. Elle conforte l'intérêt d'une démarche modèle stock.
Le modèle de stock des pièces justificatives est prévu par les conventions nationales. Effectivement, le modèle stock peut permettre de rationaliser la dématérialisation sous certains conditions.

Relation ordonnateur/DGCL/Ministère du Budget : existe-t-il des flux RSS permettant à une collectivité de récupérer automatiquement l'ensemble de ses dotations (DGCL? Ministère du Budget ?) ?
Non.

Puisqu'il est de mode de parler du développement durable, est-il envisagé une pastille bonus pour les ordonnateurs les plus engagés, et éventuellement une pastille plus amère pour les récalcitrants ?
Les récalcitrants se font de plus en plus rares, mais la dématérialisation étant fondée sur le principe du volontariat, nous avons toujours respecté à la lettre ce principe.
Nous proposons des solutions de dématérialisation en essayant de limiter les coûts, les difficultés d’adaptation, d’accroître la rationalisation des tâches et de moderniser les services de manière progressive. Ceci a permis la signature de plus de 2.500 conventions de dématérialisation à ce jour.